Gestión Completa de Empleados

La ficha de un trabajador en Zenvora se organiza en seis pestañas — General, Económico, EPIs, Formación, Médico y Salud — visibles de un vistazo dentro de la página de cada empleado. No es un formulario que se rellena una vez y se olvida: cada pestaña se actualiza con el tiempo, y varias se alimentan entre sí. Esta página recorre las seis tal como aparecen en el producto real.

Pestaña General: identidad, Modelo 145 y datos laborales

Es la primera pestaña y la más extensa, dividida en tres bloques dentro de la misma pantalla.

Datos personales

Modelo 145 — Retenciones IRPF

Estado civil, situación familiar (con las situaciones exactas del propio Modelo 145, como "soltero/viudo/divorciado con hijos sin conviviencia con el otro progenitor"), discapacidad reconocida y número de hijos o descendientes. Estos cuatro campos son los que el motor de nóminas usa para calcular las reducciones y mínimos personales y familiares del IRPF — no hay que volver a introducirlos al generar la nómina.

Datos laborales

Aquí es donde la ficha se conecta con el resto del sistema:

Situación laboral

Cierra la pestaña General: fecha de alta, periodo de prueba en días, fecha de fin de contrato (solo si es temporal), el estado actual del trabajador (activo, de baja, etc.) y un campo de notas libres para cualquier información adicional que el equipo de RR.HH. quiera dejar registrada.

La fecha de baja no tiene que coincidir con el día en que se registra el cambio: se puede programar con antelación. Por ejemplo, en un despido decidido con antelación pero con efecto en una fecha futura, se introduce ya esa fecha de baja y el sistema la aplica automáticamente cuando llega el día, sin que nadie tenga que volver a entrar a cambiar el estado manualmente esa jornada.

Pestaña Económico: lo que cuesta y lo que se paga

Conectada directamente con el motor de nóminas, donde se ve en tiempo real tanto el salario bruto y neto del trabajador como el coste total que representa para la empresa — sin tener que esperar a generar la nómina para saberlo. El detalle completo de esta pantalla está en el artículo del motor de nóminas.

Pestaña EPIs: catálogo con confirmación real del trabajador

Por defecto, el catálogo viene con ocho tipos de EPI ya configurados, pero se puede ampliar con cualquier otro que la actividad necesite.

Marcar un EPI como entregado guarda automáticamente la fecha de entrega, y el equipo queda etiquetado como "Pendiente confirmación" hasta que el propio trabajador lo confirma desde su portal — no es el administrador marcando una casilla en su nombre, es una confirmación real de la otra parte. Si la actividad de la empresa necesita un EPI que no está en el catálogo por defecto, se añade con el botón "+ Añadir EPI", con sus propias características.

Pestaña Formación: curso, caducidad y certificado

Cada formación registrada se ve en una tabla con cinco columnas: curso, fecha en que se impartió, fecha de caducidad (si la formación tiene una), estado, y el certificado correspondiente adjunto. Cuando una formación caduca, queda reflejado en el estado para poder planificar la renovación antes de que el trabajador se quede sin la capacitación vigente que su puesto exige — un carnet de carretillero, formación en trabajos en altura, o cualquier otra específica del rol.

Pestaña Médico: vigilancia de la salud

Distinta de la pestaña Salud (psicosocial, ver más abajo), esta pestaña registra la vigilancia de la salud en su sentido clásico: las visitas médicas y reconocimientos de cada trabajador, añadidos uno a uno con el botón "+ Añadir visita", con su fecha y resultado.

Pestaña Salud: evaluación psicosocial individual

Aquí se ve el estado del cuestionario CoPsoQ ISTAS21 de ese trabajador en concreto: si está pendiente de respuesta (con un botón para reenviar el email de invitación) o si ya lo ha completado. Es el mismo cuestionario que alimenta el informe agregado de empresa, pero visto a nivel individual, trabajador por trabajador.

Preguntas frecuentes

¿Se puede programar la fecha de baja de un trabajador con antelación?

Sí. La fecha de baja no tiene que coincidir con el día en que se introduce — se puede programar para una fecha futura, por ejemplo en un despido decidido con antelación, y el sistema aplica el cambio de estado automáticamente cuando llega esa fecha.

¿Cuáles son las seis pestañas de la ficha de un empleado?

General, Económico, EPIs, Formación, Médico y Salud — cada una con su propia información, pero conectadas entre sí (por ejemplo, los datos del Modelo 145 de la pestaña General alimentan el cálculo de la pestaña Económico).

¿En qué se diferencia 'categoría profesional' de 'grupo profesional'?

El grupo profesional es el que determina el convenio y el salario mínimo legal aplicable. La categoría profesional es un campo de texto libre adicional, pensado para reflejar cómo se llama ese puesto dentro de la empresa en el día a día (por ejemplo, 'encargado'), aunque no coincida exactamente con la denominación del grupo de convenio.

¿Qué pasa si un trabajador está desplazado a una provincia distinta de la de la empresa?

Se rellena el campo de provincia de convenio, distinto de la comunidad autónoma general, para que se le aplique el convenio correcto correspondiente a esa provincia concreta, no el de la sede principal de la empresa.

¿Qué EPIs vienen configurados por defecto?

Arnés anticaída, botas de seguridad S3, casco de seguridad EN397, chaleco reflectante de alta visibilidad, gafas de protección, guantes de trabajo, máscara protectora y protectores auditivos. Se puede añadir cualquier otro específico de la actividad.

¿Quién confirma que un EPI ha sido entregado?

El propio trabajador, desde su portal. Hasta que lo confirma, el EPI queda marcado como "Pendiente confirmación" aunque el administrador ya haya registrado la fecha de entrega.

¿La evaluación psicosocial de la pestaña Salud es la misma para toda la empresa?

Es el mismo cuestionario (CoPsoQ ISTAS21) que se agrega después a nivel de empresa, pero desde la ficha de cada trabajador se ve su estado individual: pendiente de respuesta o completado, con opción de reenviar la invitación por email.

¿Qué diferencia hay entre la pestaña Médico y la pestaña Salud?

Médico registra la vigilancia de la salud clásica (visitas y reconocimientos médicos). Salud registra específicamente la evaluación de riesgos psicosociales (CoPsoQ ISTAS21). Son dos cosas distintas, con su propia pestaña cada una.