¿Sabes Cuáles de tus Contratos dan Dinero y Cuáles no?

La mayoría de empresas de servicios saben cuánto facturan. Muy pocas saben cuánto les cuesta realmente cada cliente. La diferencia entre facturación y rentabilidad por contrato puede ser la diferencia entre una empresa que crece y una que trabaja cada vez más para ganar cada vez menos. Esta guía explica cómo calcularlo y cómo detectar los contratos que están destruyendo margen.

El problema: volumen sin margen

Una empresa de servicios con 15 contratos activos puede tener una situación paradójica: factura más que nunca, el equipo trabaja a tope y los beneficios no crecen — o incluso bajan. La explicación habitual es que "hay que crecer más", cuando la causa real es que algunos contratos están consumiendo recursos sin generar margen, y nadie lo sabe porque los datos no existen.

Sin datos de horas reales por contrato, la empresa toma decisiones con una visión parcial:

• Renueva contratos grandes porque "dan mucho volumen" sin saber que dan pérdidas
• Abandona contratos pequeños porque "no merece la pena" cuando son los más rentables
• No detecta cuándo un contrato que era bueno deja de serlo al subir el convenio
• No puede negociar revisiones de precio con datos reales de coste
• Asigna más recursos a los clientes que más piden, no a los que mejor pagan

Casos reales: cuando el volumen engaña

Cómo calcular la rentabilidad real de un contrato

La fórmula es simple. La dificultad está en tener los datos reales — especialmente las horas.

El panel de rentabilidad por contrato

Así se ve cuando tienes los datos organizados: todos tus contratos activos con su margen real actualizado en tiempo real, con alertas cuando algo se desvía.

Con este panel la conversación cambia: en lugar de "¿cómo conseguimos más contratos?" la pregunta correcta es "¿qué hacemos con la Cadena Retail y la Planta Industrial antes de renovar?" — y esa pregunta solo se puede hacer cuando tienes los datos.

Cuándo un contrato deja de ser rentable sin que nadie lo detecte

Los contratos no se vuelven no rentables de golpe. Se deterioran poco a poco por factores que muchas empresas no monitorizan:

• Subida de convenio — el coste del personal sube pero el precio al cliente se negoció hace dos años sin cláusula de revisión
• Ampliación del alcance sin ajuste de precio — el cliente pide "pequeñas cosas extra" que se acumulan hasta representar el 20% del trabajo sin estar en la factura
• Aumento de la rotación en ese contrato — la complejidad del cliente genera más bajas y sustituciones, con coste real creciente
• Incremento de materiales — si los consumibles suben y el contrato tiene precio cerrado, el margen cae automáticamente
• Más desplazamientos de los previstos — incidencias, visitas adicionales, urgencias que no estaban en el contrato original

Los 4 datos que necesitas registrar por contrato

1. Horas reales por trabajador asignado — no las horas pactadas en contrato, sino las horas que realmente se han trabajado en ese cliente. El fichaje GPS por centro o proyecto es la única forma de tener este dato fiable.
2. Materiales y consumibles — registrados en el parte de trabajo con cantidad y referencia. No "material varios" — qué material, cuánto y para qué cliente.
3. Desplazamientos — km por vehículo asignado al cliente. Vinculados al contrato, no al vehículo en general.
4. Incidencias y trabajos extra — todo lo que se hace por encima del servicio contratado debe quedar registrado aunque no se facture. Si no está registrado, no se puede reclamar ni justificar.

Zenvora: Rentabilidad por Contrato en Tiempo Real

Zenvora calcula automáticamente el coste real de cada contrato desde los datos que ya se generan en el día a día: el fichaje de los trabajadores asignados a cada proyecto, los materiales registrados en los partes de trabajo y los desplazamientos vinculados a cada cliente. Sin introducir datos adicionales, sin Excel, sin cálculos manuales a final de mes.